Инструменты для автоматизации документообороталучшие сэд-системы 2022 года

Результаты внедрения автоматизированной системы документооборота

Главный результат – появление всех возможностей и инструментов для более продуктивной деятельности. Это также создание внутреннего корпоративного файла, с удобной логической структурой и неограниченным объемом. Не менее важную роль играет совершенствование политики безопасности, с более тонким разграничением прав доступа. И, наконец, каждая логическая процедура будет определена, четко описана, регламентирована, что поможет избежать ошибок и накладок.

Но как оценить всю степень пользы, которую он начинает приносить, особенно на первых этапах? Для этого нужно следить, обращая внимание на ключевые показатели. Именно то, что? Теперь давайте рассмотрим

Критерии эффективности автоматизированной системы документооборота:

• зрелость — процент ошибок, вызванных недостатками программного обеспечения или несвоевременными обновлениями;
• соответствие требованиям вашего бизнеса и отраслевым стандартам;
• масштабируемость — возможность увеличения производственных мощностей, объемов хранения, функций, количества пользователей;
• качество защиты данных и отказоустойчивость;
• уровень доступности, гибкость дифференциации прав, широта изменяющихся сред;
• владение технической поддержкой на всех этапах (подключение, пуско-наладка, обслуживание);
• стоимость владения: стоимость приобретения лицензии и обновлений, расходы на оборудование и администрирование и аналогичные расходы.

Пример реализации ЭДО

Рассмотрим пример реализации электронного документооборота фирмой ELMA. Компания предлагает ECM ELMA365 с широким набором инструментов.• электронный архив — позволяет сохранять, выгружать и быстро находить документы. Все данные собраны и надежно хранятся в одном месте;• электронная канцелярия — обеспечивает регистрацию документов, автоматическое присвоение номеров (по определенным условиям), контроль за получением и хранением оригиналов договоров;• сервис управления договорами — СЭД способна создавать исходящие договоры по заранее определенным шаблонам, позволяет контролировать сроки их согласования и исполнения, вносить правки в случае необходимости. Для входящих договоров система помогает решать задачи по рассмотрению документа с учетом отсутствия, замещения исполнителя. При отказе в согласовании фиксирует разногласия;• инструмент работы с финансовыми документами, с помощью которого можно автоматизировать работу с счетами, снижая нагрузку на бухгалтерский отдел, свести риски потери и несвоевременной оплаты к минимуму;• сервис служебных записок — создан для ускорения обмена официальными сообщения внутри организации;• инструмент электронной подписи в СЭД, который позволяет построить внутренний и внешний ЭДО.Встроенный в ECM ELMA365 искусственный интеллект LegalDoc.AI значительно повысит уровень корпоративного документооборота. Поможет настроить умную маршрутизацию на основе ранее выполненных действий сотрудников, проверит корректность составления документа и проведет его сравнение, подсветив все удаления, вставки и корректировки. Система избавляет от рутинных действий по переадресации, защищает документы от потери «в пути» между отделами и сотрудниками.Для работы на внешнем уровне, с контрагентами, в ECM ELMA365 реализована бесшовная интеграция с Диадоком. Это возможность работать в едином интерфейсе, построить четкую и однозначную маршрутизацию, проконтролировать статус документа.ECM ELMA365 имеет удобный интерфейс. В СЭД имеется внутрикорпоративный мессенджер, в котором возможен обмен личными сообщениями, создание групповых чатов, отправка текстовых и графических файлов. Мобильное приложение существенно расширяет возможности сотрудников. Всегда под рукой доступ к документам, процессам, мессенджеру.

Какие бывают СЭД

Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.

1. Универсальные СЭД (их еще называют «пакетными» или «коробочными» – стандартизированные системы, обеспечивающие базовые функции делопроизводства. Их отличительные черты:
   • сравнительно небольшой функционал;
   • неадаптированность под конкретику фирмы;
   • доступность и простота в установке и внедрении;
   • самые недорогие по стоимости.

ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места

СЭД индивидуальной разработки – системы, изготавливаемые специально для удовлетворения потребностей конкретного заказчика. Для таких продуктов характерны:

• максимальная персонификация;
• дополнительные траты на переобучение сотрудников и закупку оборудования;
• высокая стоимость;
• требует больше времени на разработку, установку и внедрение.

Комбинированные СЭД – на базе универсальной платформы вносятся дополнительные индивидуальные надстройки. Установка такой системы позволяет решить следующие задачи:

• полностью подходит для обеспечения потребностей организации;
• затраты на разработку, установку и введение в эксплуатацию снижаются;
• базовые модули позволяют быстро освоить систему и обучить персонал;
• может взаимодействовать с другими программными продуктами;
• заказчик получает полное право на программный продукт.

В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:

1. Делопроизводство.
2. Общий оборот документов.
3. Управление договорами.
4. Архивирование.
5. Руководство проектами.
6. Специальная документация.
7. Взаимодействие с входящей документацией.

Преимущества и недостатки автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов обеспечивает мощную поддержку предприятий. Выделим главные преимущества автоматизации в управленческой сфере:

Грамотная постановка бизнес-задач и целей с возможностью вести их выполнение
Проведение всех процессов компании в информационном пространстве
Комплексный подход к координации рабочих опций
Отслеживание статуса готовности бизнес-процессов подробно
Оперативные ответы от исполнителей и потребителей
Высокий левел конфиденциальности при сохранении данных

Отметим также определенные минусы, которыми обладает автоматизация бизнес-процессов:

Нет подстройки бизнес-процессов, выполнение цепочки задач
Сложный процесс внедрения автоматизации
Привлечения экспертов и их подготовка для внедрения автоматизации в бизнес
Не всегда выгодные расценки на услуги автоматизации

Структура системы электронного документооборота

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых
функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы,
рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в
зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по
управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота.
Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную
часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы.
Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию
могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного
документооборота.

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия:
ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

• модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных
  источников: бумажных документов, сканеров, почты, online – форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.
• модуль индексирования. Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать
  хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.
• модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает
  распределение информации и документов по заданным правилам.
• модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы
  может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.
• модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания
  маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.
• модуль системной интеграции. Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления
  (например, CRM, ERP, OLAP системами). Модуль системной интеграции
  обеспечивает передачу данных между такими системами.
• модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение,
  архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Термины и определения

Разберемся с основными понятиями, используемыми в сфере ЭДО.Электронный документ. Статья 2 федерального закона №149 определяет понятие «электронного документа» как «документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».Другими словами, электронный документ (ЭД) — это любой документ, зафиксированный в электронном виде.Документооборот. Государственный стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 дает следующее определение документооборота: «Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления».Добавим понятие ЭДО электронный документооборот — движение электронных документов внутри компании и за ее пределами.В стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 также есть упоминание «автоматизированной информационной системы», то есть системы электронного документооборота.Система электронного документооборота (СЭД) — программа, обеспечивающая ЭДО.В зарубежных странах широко используется понятие ECM. В России его зачастую отождествляют с СЭД, однако это корректно лишь отчасти.ECM (Enterprise Content Management, или Управление Корпоративным Контентом) — это комплекс приложений для создания в компании единого информационного ландшафта. Программный продукт отвечает за сбор, управление, хранение, защиту, доставку и представление информации. СЭД можно определить в качестве частного случая ECM-системы, решающего задачи, непосредственно связанные с ЭДО.Далее разберем термин «электронная цифровая подпись», или ЭЦП. Она применяется для подписания документа. Тем самым он получает юридическую силу в компании и за ее пределами. Федеральный закон №63 дает крайне громоздкое определение ЭЦП: «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».В своей сути понятие цифровой подписи выглядит так: ЭЦП — реквизит электронного документа, позволяющий идентифицировать автора документа, защитить его от искажений на момент подписи и подтверждающий сам факт подписи как таковой.Раскрыть назначение электронной подписи более полно поможет система ЮДЗО — юридически значимого электронного документооборота. Вновь обратимся к нормативным документам — федеральному закону №149 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. В них прописано, что юридическая значимость документа — свойство, придающее ему юридическую силу. Фактически это означает, что документ, обладающий юридической значимостью, является полноценным правовым аргументом (например, в суде). Такую характеристику приобретают документы, прошедшие удостоверение, регистрацию и обязательное подписание ЭЦП.

Забегая вперед: управление знаниями

Все обсуждавшиеся в данной статье вопросы — это отдельные части большой и чрезвычайно
интересной темы «управление корпоративными знаниями». Если вы создаете
хранилище электронных документов, автоматизируете управление документооборотом или даже начинаете
с самого простого — внедрения корпоративной электронной почты, будьте уверены:
вы идете по пути управления знаниями. Какие стратегические выгоды это сулит,
сказано в последнее время немало, поэтому повторяться не буду.

Корпоративная система управления документами помогает решать две основные задачи управления знаниями:
перевод их из неявной формы в явную (попросту говоря, извлечение знаний из голов
людей и фиксация на электронных носителях) и систематизация. Для решения еще
одной задачи — передачи знаний — может потребоваться корпоративная система электронного
обучения, которая позволит обобщать накопленный опыт, разрабатывать учебные
материалы и организовать непрерывно действующий эффективный процесс обучения
сотрудников.

В особо «тяжелых случаях», когда объем накопленной информации достигает
таких размеров, при которых традиционные средства поиска и систематизации бессильны,
полезными могут оказаться средства автоматической классификации знаний, самостоятельно
ведущие поиск документов, относящихся к той или иной области знаний, и даже
вычисляющие, кто из ваших сотрудников в какой области на самом деле является
экспертом.

Но это уже, как говориться, другая история.

9.12. Как применяются компьютеры в сельском хозяйстве?

Имея компьютер, фермер может легко и быстро рассчитать требуемое для
посева количество семян и количество удобрений, спланировать свой бюджет и
вести учет домашнего скота. Компьютерные системы могут планировать севооборот,
расчитывать график полива сельхозкультур, управлять подачей корма скоту и
выполнять много других полезных функций.

На наших глазах происходит технологическая революция в сельском хозяйстве
компьютеры и индивидуальные микродатчики позволяют контролировать
состояние и режим каждого отдельного животного и растения. Это высвобождает
значительные материальные и людские ресурсы, резко улучшает качество жизни
человека.

В качестве примера приведем портативный компьютер AgGPS 170 компании Trimble,
предназначенный для применения в самых тяжелых условиях, сопутствующих
сельскохозяйственным работам. Этот компьютер можно использовать как в ручном варианте, так и монтировать в
автомобиль. C его помощью можно управлять сельскохозяйственными работами,
просматривать карты полей, регистрировать различные данные о состоянии почвы и
посаженных сельскохозяйственных культур и др. Основные характеристики
компьютера AgGPS 170:

• полностью герметичный и ударостойкий (выдерживает падение с высоты в 1,2 м);
• функционирует в температурном диапазоне от -30 до +60 градусов Цельсия;

   
      Сельскохозяйственный     компьютер AgGPS 170

• ресурс работы от батарей до 40 часов;
• данные сохраняются на съемном картридже памяти;
• работает под управлением ОС MS Windows CE; используется специальное
  программное обеспечение для сельского хозяйства;
• с помощью компьютера можно записывать рельеф местности и создавать полевые
  топографические карты, используя данные геоинформационных систем, вычислять
  площади полей и обрабатывать статистические данные по полевым работам;
• при соединении с системой разбрызгивателей компьютер может
  регистрировать данные о применении химикатов и автоматически
  генерировать соответствующие карты и отчеты;
• с помощью соответствующего ПО возможно регистрировать данные со
  считывателей штрих-кодов, датчиков слежения за состоянием окружающей среды и
  погоды и др.

Автоматизация документооборота: существует ли необходимость?

Условно весь процесс работы любой компании, вне зависимости от объемов и специфики занятости, можно разделить на обработку документации, согласование документооборота, реализацию услуг и товаров. При этом материальную прибыль приносит только реализация товара, но и без качественной обработки номенклатуры весь процесс будет хаотичным, неполноценным.

Существует ли необходимость автоматизации документооборота предприятия, бизнеса, или можно воспользоваться личными вариантами ведения и согласования номенклатуры? Для рассмотрения данного вопроса необходимо привести элементарный пример – покупка телефона в магазине. Для того чтобы магазин или предприятие сумело реализовать свою продукцию, необходимо проделать массу работы, которая в большинстве случаев связана с обработкой документации:

• обработка спроса и анализ рынка (актуальные предложения);
• поиск поставщиков, заключение контракта;
• закупка товара;
• прием товара (по накладным);
• произведение наценки;
• реализация;
• обеспечение доставки, гарантии;
• оформление покупки между магазином и покупателем;
• обеспечение выгодных периодических акций для привлечения покупателя;
• соблюдение и контроль прав потребителя.

Это только малая часть всех процессов, которые необходимо организовать при покупке одного телефона. А если предположить, что товарооборот огромный, а торговых точек несколько, то объем обрабатываемой номенклатуры колоссальный. Без специальной автоматизированной системы не обойтись.

Что могут современные системы электронного документооборота

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Обмениваться документами между разными операторами ЭДО. Изначально разные системы не могут обмениваться документами между собой. Но эту опцию можно настроить отдельно, технология называется «роуминг». Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.

Актуальное состояние роуминга между операторами — на сайте ассоциации «РОСЭУ»

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

• первоначальное написание или получение;
• регистрация;
• обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
• контроль над исполнением;
• учет;
• архивирование;
• хранение;
• использование повторно;
• наведение справок;
• рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

• СЭД – система электронного документооборота;
• СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
• САД – система автоматизации делопроизводства;
• СЭДО – система электронного документооборота;
• САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

• ошибки вследствие человеческого фактора;
• утеря нужного документа;
• время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
• проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
• сложности при необходимости изготовления дубликатов;
• дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
• затраты на канцелярские товары;
• меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

9.6. Как используются компьютеры в административном управлении?

Основные применения компьютеров в административном
управлении следующие.

Электронный офис.
Это система автоматизации работы учреждения, основанная на использовании
компьютерной техники. В нее обычно входят такие компоненты, как:

• текстовые редакторы;
• интегрированные пакеты программ;
• электронные таблицы;
• системы управления базами данных;
• графические редакторы и
  графические библиотеки (для получения диаграмм, схем, графиков и др.);
• электронные записные книжки;
• электронные календари с
  расписанием деловых встреч, заседаний и др.;
• электронные картотеки, обеспечивающие каталогизацию
  и поиск документов (писем, отчетов и др.) с помощью компьютера;
• автоматические телефонные справочники, которые
  можно листать на экране, установить курсором нужный номер и соединиться.

Более подробно многие из перечисленных компонент
описаны в главе 6 «Программное обеспечение».

Автоматизация документооборота
с использованием специальных электронных устройств:

• адаптера (лат. adaptare приспособлять)
  связи с периферийными устройствами, имеющего
  выход на телефонную линию;

• (англ. scan поле зрения) для ввода в компьютер документов
  текстов, чертежей, графиков, рисунков, фотографий.

.
Это система пересылки сообщений между пользователями вычислительных систем,
в которой компьютер берет на себя все функции по хранению и пересылке сообщений.
Для осуществления такой пересылки отправитель и получатель не обязательно
должны одновременно находиться у дисплеев и не обязательно должны быть
подключены к одному компьютеру.

Отправитель сообщения прежде всего запускает
программу отправки почты и создает файл сообщения. Затем это сообщение
передается в систему пересылки сообщений, которая отвечает за его доставку
адресатам. Спустя некоторое время сообщение доставляется адресату и помещается
в его «почтовый ящик», размещенный на магнитном диске. Затем получатель
запускает программу, которая извлекает полученные сообщения, заносит их
в архив и т.п.

Система контроля исполнения
приказов и распоряжений.

Система телеконференций.
Это основанная на использовании компьютерной техники система, позволяющая
пользователям, несмотря на их взаимную удаленность в пространстве, а иногда,
и во времени, участвовать в совместных мероприятиях, таких, как организация
и управление сложными проектами.

Пользователи обеспечиваются терминалами
(обычно это дисплеи и клавиатуры ), подсоединенными к компьютеру, которые
позволяют им связываться с другими членами группы. Для передачи информации
между участниками совещания используются линии связи.

Работа системы регулируется координатором,
в функции которого входит организация работы участников совещания, обеспечение
их присутствия на совещании и передача сообщаемой ими информации другим
участникам совещания.

В некоторых системах телеконференцсвязи
участники имеют возможность «видеть» друг друга, что обеспечивается
подсоединенными к системам телевизионными камерами и дисплеями.